Kafeler İçin Adisyon Programı: İlk Kurulumda Neler Gerekli?
Masalar yerleştirildi, kahve makinesi hazır, menü tasarımı tamamlandı. Açılışa az kaldı. Peki ilk müşteri iki kahve ve bir tost istediğinde sipariş nereye kaydedilecek? Kahveleri hazırlayan kişiyle mutfaktaki çalışan aynı bilgiyi nasıl görecek? Müşteri sonradan bir tatlı eklediğinde hesap nasıl güncellenecek?
Bir kafe adisyon programının kurulumu, bu soruların cevaplarını açılıştan önce netleştirmelidir.
Küçük bir kafede adisyon sistemi kurmak için servis düzeninin belirlenmesi, kullanılacak cihazların kontrol edilmesi, menü ve masa bilgilerinin hazırlanması, sipariş iletiminin denenmesi ve personele uygulamalı eğitim verilmesi gerekir.
İhtiyaç duyulan cihaz sayısı yalnızca masa sayısına bağlı değildir. Siparişin nereden alındığı, nerede hazırlandığı ve ödemenin hangi noktada yapıldığı da kurulumu belirler.
İlk karar: Müşteri siparişi nerede verecek?
Sekiz masalı bir kafe düşünelim. İçeride altı, dışarıda iki masa var. Tezgâhta kahve hazırlanıyor; küçük mutfakta tost ve atıştırmalıklar yapılıyor.
Bu işletme üç farklı düzende çalışabilir:
Servis düzeniKurulumda öncelikli ihtiyaç
Müşteri masada sipariş verir, çıkarken öder
Siparişin doğru masaya eklenmesi ve açık hesabın takibi
Müşteri kasada sipariş verir ve öder
Hızlı ürün seçimi ve hazırlık noktasına iletim
Masa servisiyle birlikte gel-al yapılır
Masa siparişleri ile gel-al işlemlerinin ayırt edilmesi
Program seçmeden önce bu düzeni belirlemek, hangi cihazın nerede kullanılacağını açıklığa kavuşturur.
Örneğin bütün siparişler kasada alınıyorsa başlangıçta kasadaki cihaz üzerinden ilerlemek değerlendirilebilir. Garson masada sipariş alacaksa elindeki telefon veya tabletin kullanım şekli de planlanmalıdır.
Cihaz alışverişinden önce elinizdekileri listeleyin
Yeni kafe açarken her ekipmanı sıfırdan almak zorunda olduğunuzu varsaymayın. Önce mevcut cihazların marka, model ve kullanım durumunu listeleyin.
Adisyonix’in resmi açıklamasına göre sistem web tabanlıdır ve mevcut bilgisayar, tablet ve telefonlarla çalışabilir. Yazıcı ve yazarkasa POS uyumluluğu ise demo görüşmesinde değerlendirilir. Adisyonix cihaz ve kurulum bilgileri
İlk değerlendirme için şu liste yeterli bir başlangıçtır:
EkipmanKontrol edilecek konu
Kasa bilgisayarı veya tablet
Ürün seçimi ve hesap işlemleri rahat yapılabiliyor mu?
Garsonun kullanacağı cihaz
Ekran okunaklı mı, şarjı ve bağlantısı kullanım için uygun mu?
Sipariş yazıcısı
Programla uyumlu mu, doğru hazırlık noktasına yerleştirilebiliyor mu?
Modem ve ağ bağlantısı
Tezgâhta, mutfakta ve dış masalarda bağlantı yeterli mi?
Ödeme cihazı
Planlanan ödeme ve entegrasyon düzenine uygun mu?
Kasada bağlantı olması, dışarıdaki masalarda da aynı performansın alınacağı anlamına gelmez. Sipariş alınacak her noktada deneme yapılmalıdır.
Bağlantı kesildiğinde nasıl hareket edileceği de kurulum görüşmesinde konuşulmalıdır. Çevrimdışı çalışma özelliği doğrulanmadan sistemin internet olmadan aynı şekilde çalışacağı varsayılmamalıdır.
Menüyü tasarımdan işlem listesine dönüştürün
Basılı menünüz müşteriye ürünleri anlatır. Programdaki menü ise personelin doğru ürünü hızlı seçmesine yardımcı olmalıdır.
Bu nedenle ürünlerin yalnızca adlarını ve fiyatlarını girmek yeterli olmayabilir. Benzer isimleri, farklı boyları ve ücretli eklemeleri de düzenlemek gerekir.
Örneğin şu ürün listesi karışıklık yaratabilir:
- Latte
- Büyük
- Ekstra
- Soğuk kahve
“Büyük” hangi içeceğe ait? “Ekstra” neyi ifade ediyor? Soğuk kahvenin türü ve fiyatı belli mi?
Kurulumdan önce her ürün için şu bilgileri hazırlayın:
Ürün adı: Personelin ve müşterinin aynı ürünü anlayacağı açık isim.
Kategori: Sıcak kahveler, soğuk içecekler, tatlılar veya tostlar gibi anlamlı gruplar.
Satış fiyatı: Açılışta uygulanacak güncel bedel.
Seçenekler: Boy, içerik değişikliği veya ücretli ekleme varsa bunların nasıl kaydedileceği.
Hazırlık noktası: Ürün tezgâhta mı, mutfakta mı hazırlanacak?
Seçeneklerin programda ayrı ürün, not veya başka bir yöntemle nasıl tanımlanacağı kurulum sırasında belirlenmelidir. Ücretli bir eklemenin yalnızca açıklama olarak yazılması, bedelinin hesaba yansımamasına neden olabilir.
Masa isimlerini herkesin aynı şekilde anlayacağı biçimde belirleyin
Küçük kafelerde “cam kenarı” veya “kapının yanı” gibi tarifler kullanışlı görünebilir. Ancak vardiya değiştiğinde veya masalar taşındığında bu tarifler belirsizleşebilir.
İç alan ve dış alan için tutarlı bir isimlendirme oluşturun. Örneğin “İç-1” ve “Dış-1” gibi farklı alanları ayıran adlar kullanılabilir.
Önemli olan, programdaki masa adıyla personelin sahada kullandığı adın aynı olmasıdır.
Açılış öncesinde çalışanlardan birine bir masa söyleyin ve programda bulmasını isteyin. Doğru masayı seçmek için ayrıca açıklama yapmak gerekiyorsa isimlendirmeyi sadeleştirin.
Kahve tezgâhı ve mutfak aynı siparişi nasıl paylaşacak?
Örnek kafemizde müşteri iki cappuccino ve bir tost sipariş ediyor. İçecekler tezgâhta, tost mutfakta hazırlanacak.
Kurulumda şu noktalar denenmelidir:
- Sipariş bilgisi ilgili hazırlık noktasına ulaşıyor mu?
- Masa veya teslim bilgisi anlaşılır mı?
- Ürün notları görünür mü?
- Sonradan eklenen ürün, ilk siparişten ayırt edilebiliyor mu?
Siparişin alınması kadar değişikliğin iletilmesi de önemlidir. Müşteri tost içeriğini değiştirdiğinde veya yanlış girilen ürün düzeltildiğinde, hazırlayan kişinin hangi bilgiyi esas alacağı belli olmalıdır.
Bu aşamada cihazların sadece çalışması değil, çalışanların çıktıyı veya ekran bilgisini doğru yorumlaması da test edilmelidir.
QR menüyü açılıştan önce müşteri gibi deneyin
QR kodun okunması, menünün bütünüyle hazır olduğu anlamına gelmez.
Kendi telefonunuzdan ve mümkünse farklı bir cihazdan menüyü açın. Ürün adlarını, fiyatları, açıklamaları ve kategori sırasını kontrol edin.
Özellikle şu ayrımı netleştirin: Müşteri QR kodla yalnızca menüyü mü inceleyecek, yoksa sipariş de verebilecek mi?
Bu iki kullanım farklı beklentiler oluşturur. Masadaki yönlendirme, gerçekten sunulan hizmeti anlatmalıdır.
QR menüde görünen fiyatla kasada kullanılan fiyatın aynı olduğundan da emin olun. Açılış öncesinde yapılan son fiyat değişikliklerinin tüm ilgili alanlara yansıdığını kontrol edin.
Personel eğitimini kısa bir servis provasına dönüştürün
Programı anlatan bir sunumu izlemekle sipariş almak aynı deneyim değildir. Eğitimde çalışanların cihazı kendilerinin kullanması gerekir.
Açılıştan önce şu prova yapılabilir:
- Bir masaya iki içecek ve bir yiyecek girin.
- Ürünlerden birine hazırlık notu ekleyin.
- Siparişin doğru noktaya ulaştığını kontrol edin.
- Aynı masaya sonradan bir ürün ekleyin.
- Yanlış seçilmiş bir ürünün nasıl düzeltileceğini uygulayın.
- Hesabı kapatın ve işlemin rapora nasıl yansıdığını inceleyin.
Gerçek müşteriler gelmeden yapılan bu prova, menüdeki belirsiz isimleri ve personelin zorlandığı adımları ortaya çıkarabilir.
Deneme işlemlerinin gerçek satışlarla karışmaması için eğitim ortamını veya test kayıtlarının nasıl ele alınacağını kurulum ekibiyle belirleyin.
İlk gün sonunda yalnızca toplam satışa bakmayın
Açılış günü sonunda birkaç temel kontrol yapın:
Açık hesaplar: Ödemesi alınmış olmasına rağmen açık bırakılan masa var mı?
Ödeme kayıtları: Nakit ve kart olarak kaydedilen işlemler doğru mu?
Düzeltmeler: Aynı ürün sürekli yanlış seçilmiş mi?
Sipariş iletimi: Personelin ayrıca sözlü açıklama yapmak zorunda kaldığı ürünler olmuş mu?
Bu gözlemler, ikinci gün için küçük ama etkili düzenlemeler yapmanızı sağlar. Örneğin birbirine benzeyen iki ürünün adını değiştirmek veya sık kullanılan kategoriyi daha kolay bulunur hale getirmek gerekebilir.
Adisyonix ile küçük kafe kurulumu nasıl planlanabilir?
Adisyonix’in kurulum ve eğitim desteği kapsamında menü, masa planı, yazıcı ve POS cihazlarının tanımlanması ile personel eğitimi yer alır. Kafenizin servis biçimini ve mevcut ekipmanlarını paylaşarak kurulumu kendi iş akışınız üzerinden değerlendirebilirsiniz. Kurulum ve demo bilgileri
Görüşmeye hazırlanırken menünüzü, masa listenizi, cihaz modellerini ve hedef açılış tarihinizi bir araya getirin. Böylece görüşme sırasında hangi hazırlıkların tamam olduğu ve hangi noktaların düzenlenmesi gerektiği daha açık görülür.
Kafenizi açarken amaç, ilk siparişten gün sonu kontrolüne kadar herkesin görevini bildiği bir düzen kurmaktır. Adisyonix demo görüşmesinde kendi menünüzle bu düzeni deneyebilirsiniz.
